I property managers tendono a seguire le proprie prenotazioni con attenzione man mano che entrano ma questo non dovrebbe succedere a scapito delle cancellazioni. Queste fanno inevitabilmente parte del flusso delle prenotazioni per cui sono altrettanto importanti.
Nel caso in cui il vostro business di affitti brevi soffrisse di un alto numero di cancellazioni sarebbe importante analizzare il fenomeno per cercare di comprendere meglio le ragioni che lo alimentano. Le ragioni dietro una cancellazione possono essere diverse, da cause di forza maggiore come una cancellazione di un volo o una malattia improvvisa ma anche frutto di una scelta ponderata. Una prima analisi mirata a distinguere le diverse motivazioni sarebbe un primo passo molto utile per individuare margini di azione e quindi di miglioramento.
Di solito le ragioni dietro ad una cancellazione sono:
- Cambio di proprietá per godere di alcuni vantaggi (prezzo, posizione, comoditá etc)
- Motivi personali come un improvviso cambio di itinerario o malattia
- Causa di forza maggiore (evento catastrofico naturale, guerra, pandemia, etc)
Un property manager puó intraprendere diverse strade per cercare di minimizzare l’impatto negativo di una cancellazione e magari recuperare la prenotazione come, ad esempio, offrire una proprietà alternativa allo stesso prezzo. In questi casi, naturalmente, la flessibilitá è fondamentale tuttavia questa non deve mai scavalcare la politica di cancellazione, la quale si deve sempre applicare secondo le regole prestabilite. Le politiche di cancellazione hanno giá, per definizione, lo scopo di minimizzare l’impatto negativo derivante dal mancato ingresso e al contempo permette di reinserire il prodotto nel mercato, di fatto generando un’altra opportunitá di vendita. Tuttavia, l’ideale è sempre recuperare la prenotazione apparentemente persa, e per tentare di fare questo possiamo:
- Offrire un codice sconto corrispondente all’importo della prenotazione cancellata da usare in futuro
- Proporre un cambio di date gratuito
- Offrire un upgrade gratuito per una struttura migliore.
Come posso mettere in pratica delle strategie di recupero prenotazione usando Icnea?
Il nostro PMS Channel Manager include una sezione dedicata ai codici sconto da personalizzare in diversi modi. I codici possono essere configurati nel periodo di validitá, periodo del soggiorno, o nella loro applicazione. Cioè se lo sconto si deve applicare esclusivamente all’importo del soggiorno o all’importo della prenotazione nel suo intero (includendo i costi per le pulizie ad esempio). Tutto quello che deve fare un property manager, a parte creare e configurare il codice sconto, è condividerlo con l’ospite in modo che questo riprenoti. Avere un importo in forma di codice sconto, pronto all’uso in qualsiasi momento, è di solito abbastanza attraente.
In secondo luogo Icnea offre anche una sezione dedicata alle newsletter e per la comunicazione massiva in generale. Questo strumento puó rivelarsi molto utile per preparare un’email da inviare a tutti quei clienti che cancellano per informare delle diverse opzioni disponibili.